Een factuur sturen is een van de leukste dingen die je kunt doen als ondernemer. Maar, elke zzp’er kent ook het moment dat een klant niet op tijd betaald. Dit kun je doen om sneller je het geld te krijgen waar je recht op hebt.
Wat kun je doen als een klant niet op tijd betaalt?
TIP: Controleer voordat je aan een project begint of online gaat verkopen, of je klanten je Algemene Voorwaarden hebben gelezen en ermee akkoord gaan. Je betalingsvoorwaarden horen daar gewoon bij. Bijvoorbeeld hoe en wanneer de klant je moet betalen en wat er gebeurt als een betaling te laat komt. Dit is informatie die je op je freelance website zet. Binnen de EU kun je ook Jimdo’s Juridische Tekstgenerator gebruiken om voorwaarden op te stellen.
1. Stuur je factuur zo snel mogelijk
Dat lijkt nogal vanzelfsprekend als we het over facturen hebben. Maar, in een artikel over facturen kun je soms vergeten dat je in het echt nog veel meer te doen hebt. Voor je het weet heb je tien andere dringende dingen gedaan, maar moet die rekening nog naar je klant.
Je kunt jezelf helpen om daar meer structuur in te brengen met projectmanagement-systemen als Trello of Asana, herinneringen in je telefoon zetten of notities in je agenda die je vertellen dat het tijd is om je factuur sturen. Dan kun je het vergeten, want je weet dat je systeem je er vanzelf weer aan herinnert.
Deze simpele voorbeeldmail voor het sturen van een factuur heeft alles wat je nodig hebt. We raden aan om de betalingsdatum in het onderwerp te zetten, zodat die meteen duidelijk is.
Voorbeeldmail nieuwe rekening sturen
| Onderwerp: Je factuur factuurnummer van bedrijfsnaam is te betalen per deadline |
| Beste Naam, In de bijlage vind je de factuur voor project. Het totaalbedrag komt op bedrag. Betaal de factuur alsjeblieft voor deadline. Heb je nog vragen, dan hoor ik die natuurlijk graag. Vriendelijk bedankt, Naam E-mailhandtekening |
Maak er je eigen mail van:
- Een informeel onderwerp: Je rekening is klaar! Betaal hem aub vóór 4 juli.
- Een vriendelijke afsluiting: Ik vond het een fijne samenwerking en ik hoop vaker met je aan projecten te werken.
- Informatie over de betaling: Zoals gemeld in mijn Algemene Voorwaarden is de betalingstermijn 14 dagen.
- Zet je logo op je rekening. Zo herkennen je klanten meteen welke rekening van jou komt. En het staat ook meteen een stuk professioneler als op alle zakelijke communicatie je bedrijfslogo terugkomt.
Ontwerp het logo waar je bedrijf mee opvalt.
TIP: Stuur niet alleen je rekening zo snel mogelijk. Sneller factureren is meestal ook sneller betaald krijgen. Je klant zit mentaal nog in het project en handelt dus sneller. Dat is ook het perfecte moment om een review te vragen: je hebt net fantastisch werk geleverd, dus laat die klant gerust vertellen hoe blij die daarmee is. Gebruik deze voorbeeldteksten:
- Als zzp’er of dienstverlener: “Voor mij als ondernemer zijn de reviews van tevreden klanten heel waardevol. Als je net als ik van onze samenwerking hebt genoten, zou ik het erg waarderen als je een korte review kunt sturen met een highlight waar je als ondernemer blij van werd.”
- Als webshopeigenaar: “De verhalen van tevreden klanten brengen onze winkel verder. Als je helemaal blij werd van je nieuwe product, zou je dan een review willen achterlaten op onze Google MijnBedrijf pagina?”
2. Herinner je klanten op tijd aan de betaling
Geen betaling terwijl de betalingstermijn al voorbij is? Dat is dus wat je wilt voorkomen.
Sommige klanten vergeten je rekening gewoon. Ze zijn zelf ook druk. Met deze betalingsherinnering vooraf zorg je dat ze er op tijd aan denken. Weinig moeite om betaald te krijgen en de samenwerking prettig te houden.
Het is vrij standaard om tussen de eerste en tweede herinnering de klant even te bellen. Vaak kom je er samen aan de telefoon veel sneller uit en het persoonlijke contact is meestal beter voor de samenwerking.
Per land of werkveld kunnen de regels verschillen voor wat je kunt doen als een klant te laat betaalt. In sommige landen kun je een ‘late fee’ gebruiken, een soort boete voor te laat betalen. In Nederland mag dat niet, maar kun je eventuele juridische of incassokosten wel in rekening brengen. Als je dat wilt doen, bespreek dan met een expert welke specifieke aanpassingen deze voorbeeldmails in jouw geval nodig hebben.
Doe je zaken met het buitenland, dan is je klant misschien gewend aan andere betalingsvoorwaarden en kunnen een paar regels extra uitleg helpen.
Voorbeeldmail voor betalingsherinnering
| Onderwerp: Herinnering: Morgen is de betalingsdatum voor rekening rekeningnummer van bedrijfsnaam |
| Beste naam, Ik wilde je er nog even aan herinneren dat de betalingstermijn voor rekening rekeningnummer morgen afloopt. Kun je controleren hoe het ervoor staat en bevestigen dat de betaling geregeld is? Als je de betaling al verstuurd hebt, kun je deze herinnering natuurlijk negeren. Vriendelijk bedankt! Naam E-mailhandtekening |
Maak er je eigen mail van
- Een strenger onderwerp: Betalingsherinnering: betaal rekening nummer vandaag om extra kosten te voorkomen
- Een informeler onderwerp: Herinnering: regel de betaling voor rekening nummer voor morgen
- Vraag om concrete informatie: Kun je me doorgeven op welke datum de betaling gedaan is?
3. Stuur een herinnering voor een te late betaling
De betalingsdatum is intussen voorbij. Er is geen betaling binnengekomen. Wees beleefd, maar duidelijk: de betaling is te laat en de klant moet in actie komen. Met deze voorbeeldmail vertel je dat aan je klant.
Voorbeeldmail te late betaling
| Onderwerp: Betalingsherinnering: betaling voor rekening nummer is te laat |
| Beste naam, Dit is een herinnering aan rekening nummer van datum. De betaling voor deze rekening is te laat. Ik wil je dringend verzoeken om de betaling zo snel mogelijk in orde te maken. Als je de betaling al verstuurd hebt, kun je deze herinnering natuurlijk negeren. Vriendelijk bedankt! Naam E-mailhandtekening |
Maak er je eigen mail van
- Schrijf je oproep als een vraag: Kun je kijken hoe het er bij jou voor staat? Ik zou het erg waarderen als je me vandaag een update stuurt.
- Laat zien dat je niet alleen bent: zet je accountant in de cc en meld dat. Bijvoorbeeld: Ik heb mijn accountant in de cc gezet. Die kan de betaling vandaag meteen verwerken.
- Maak je mail dringender door woorden als Belangrijk of Handeling nodig vooraan je onderwerp te zetten.
4. Stuur een aanmaning
Je klant heeft nu drie mails gekregen en nog steeds niet betaald. Als je bij te laten betaling extra kosten rekent, is nu het moment gekomen om dat aan je klant door te geven.
Wat zijn incassokosten?
Incassokosten zijn extra kosten die je in rekening brengt als de betaling uitblijft. Je hoeft geen incassokosten te rekenen, maar het is de moeite waard om het te overwegen als je late betalingen wilt ontmoedigen.
Moet ik incassokosten rekenen?
Nee. Het is je eigen keuze om late betalers meer te berekenen. Als je daarvoor kiest, is het belangrijk om je klanten dat te laten weten voordat je een contract aangaat. Incassokosten zijn bedoeld om klanten te stimuleren om op tijd te betalen. In het ideale geval hoef je ze nooit te berekenen.
BELANGRIJK: De regels en opties bij te late betaling verschillen per land en branche. Controleer altijd welke regels voor jou gelden en vraag een expert om hulp als je het niet zeker weet. Jimdo mag en kan je daar geen juridisch advies over geven.
Voorbeeldmail Aanmaning met incassokosten
| Onderwerp: Aanmaning: betaling voor rekening nummer is te laat |
| Beste Naam, Deze herinnering is om mee te delen dat betaling voor rekening nummer, met betalingsdatum datum intussen aantal dagen / weken te laat is. Ondanks meerdere herinneringen, ook na het verstrijken van de betalingstermijn, heb ik de overeengekomen betaling nog niet ontvangen. Met deze brief wil ik je een laatste kans geven om de betaling alsnog in orde te maken. Je hebt hiervoor tot datum de tijd. Blijft de betaling alsnog uit, dan zie ik mij genoodzaakt de daardoor ontstane extra kosten in rekening te brengen. Als je de betaling al verstuurd hebt, kun je deze mail negeren. Vriendelijk bedankt! Naam E-mailhandtekening |
Maak er je eigen mail van
- Een vriendelijkere afsluiting: Kun je de betaling vandaag nog regelen en me een update geven?
- Herinner ze eraan dat je een mens bent: Als ondernemer ben ik afhankelijk van klanten die op tijd betalen, zodat ik mijn klanten kan blijven helpen en mijn diensten kan blijven aanbieden.
- Laat zien dat je er niet alleen voor staat: Deze mail gaat als CC naar mijn accountant. Bij vragen zijn we allebei bereikbaar.
Probeer deze 10 tips voor de omgang met wanbetalers
- Bel even op! Een telefoontje is een stuk moeilijker te negeren dan een mail. Vaak is een vriendelijk telefoontje al een voldoende om de klant in actie te laten komen.
- Stuur een officiële aanmaningsbrief met je logo en gegevens. Als de betaling maar uitblijft of als het om een groot bedrag gaat, kun je een expert vragen om een officiële brief in jouw naam te sturen.
- Stuur betalingsherinneringen vanaf een apart mailadres. Je kunt voor alle betaalzaken een apart mailadres gebruiken, bijvoorbeeld rekeningen@rechte-rug.nl. Ook als kleine ondernemer zet je zo een beetje extra druk. Je hoeft niet groot te zijn om groot te lijken.
- Stel automatische betalingsherinneringen in. Veel tools voor facturering geven je de optie om automatisch herinneringen te versturen als rekeningen na een bepaalde datum nog niet betaald zijn. Daar kun je je eigen mailteksten in plakken.
- Delegeer je rekeningen. Rekeningen sturen en betalingen opvolgen is geen heksenwerk. Het is een klusje dat je prima kunt uitbesteden aan een virtuele assistent of iemand die je bedrijf administratief ondersteunt. Als iemand dit voor je regelt, komt dat professioneler over en heb je zelf je aandacht vrij voor je werk.
- Laat vaste wanbetalers achter je. Als je alles uit dit artikel hebt geprobeerd en klanten blijven toch steeds te laat betalen, kan het tijd zijn om volgende opdrachten af te slaan.
- Wees vriendelijk en beleefd, maar verontschuldig je niet. Late betalingen opvolgen kan wat ongemakkelijk voelen. Maar, als je de verwachtingen vanaf het begin duidelijk hebt gemaakt, (bijv. met een goede prijzenpagina of in je contract) is het niet jouw schuld. Het gaat hier om zaken en hopelijk kun je met de voorbeeldmails uit dit artikel terugkomen naar een goede samenwerking met je klant.
Probeer vooral bij de feiten te blijven en er niet te veel emotie in te steken. Blijft het verkeerd voelen, dan vind je in dit artikel tips over het omgaan met zelftwijfel. - Werk met vaste klanten. Werk je elke maand voor dezelfde klant? Bied ze een vast pakket van producten of diensten aan voor een vaste prijs en stuur daarvoor een maandelijkse rekening. Dat is een perfecte manier om vast inkomen te organiseren en iedereen makkelijker te laten plannen.
- Vraag om een aanbetaling of tussentijdse betalingen. Veel zzp’ers werken standaard met een aanbetaling van 50% of meer. Wil een klant daar niet in mee gaan, dan kun je uitleggen dat je op die manier plek in je agenda vrij kunt houden voor die klant. Je kunt de rest van het bedrag dan in rekening brengen als het werk is afgerond. Voor grote projecten kun je tussentijdse betalingen afspreken als bepaalde fases van het werk zijn afgerond, bijvoorbeeld 50% vooraf, 25% als fase 1 klaar is en de overige 25% bij afronding.
- Maak in een webshop betalen makkelijk. Veel bedrijven accepteren overschrijvingen en zijn dan dus afhankelijk van de klant voor de betaling. In een Jimdo-webshop kun je flexibele online betaalmethodes instellen via PayPal of Stripe. Zo kun je online betaalmethodes aanbieden die makkelijk en vertrouwd zijn en waarbij de betaling meteen gebeurt, zoals iDeal. Als je facturen verstuurt, overweeg dan boekhoudingstools waarmee klanten meteen via Stripe kunnen betalen.
Begin met online verkopen. Met Jimdo.
Wanbetalers horen er niet bij
Je blijft hem tegenkomen: de mythe dat wanbetalers er nou eenmaal bij horen en dat je daar maar mee moet leren leven.
Dat is 100% niet waar.
Het is een bekend misverstand bij ondernemers. Maar, hoe groot of klein je bedrijf ook is, je verdient het om een fatsoenlijk bedrag op tijd betaald te krijgen. Je loopt ook de supermarkt niet uit met je boodschappen en de uitspraak dat je later wel komt betalen. Dat is voor je bedrijf of je webshop niet anders.
Door op te staan tegen wanbetalers help je niet alleen je eigen bedrijf. Je geeft wanbetalers ook een wake up call: dit wordt niet geaccepteerd. Zo help je om je branche beter te maken voor alle ondernemers.
Vragen over wanbetalers
Normaal gesproken is het goed om tussen een week en dag voor de deadline een beleefde herinnering te sturen. Ieder land heeft daar zijn eigen regels en standaarden voor, dus het is altijd beter om dat met een expert te bespreken, zeker als je zaken doet met het buitenland.
Dat hangt af van je eigen voorkeur en je betalingsvoorwaarden. Veel ondernemers geven klanten 5 tot 14 dagen tijd om te betalen. Ook als je lang tijd tussen de mails laat zitten, is het goed om tussendoor even te bellen en te informeren of iets de betaling in de weg zit. Zo hou je de communicatie open.
Ja! Herinneringsmails zijn goed om je klanten beleefd aan de betaling te herinneren. Als een klant na meerdere herinneringen nog steeds niet betaalt, kun je altijd nog een aanmaning via de post sturen.
Wees beleefd maar duidelijk. Herinner je klant eraan wanneer de rekening betaald had moeten worden en welk bedrag er nog openstaat. Verwijs naar je betalingsvoorwaarden en eventuele vervolgstappen als de klant niet betaalt, bijvoorbeeld het rekenen van incassokosten. Vraag je klant om reactie, bijvoorbeeld een betalingsbewijs of een bevestiging dat het bedrag onderweg is. Maak duidelijk dat de klant in actie moet komen.
Stuur een herinnering voor de betalingstermijn, dan een mail over de openstaande rekening en uiteindelijk een aanmaning. Tussendoor is het goed om je klant te bellen. Bij heel drukke klanten of klanten met wie je wisselende ervaring hebt, kun je de eerste herinnering extra vroeg sturen.
Stuur je rekeningen vroeg, maak de betalingstermijn duidelijk en herinner klanten daaraan. Maak het voor je klanten zo makkelijk om te betalen, bijvoorbeeld via creditcard met Stripe en overweeg om een vast betaalmoment in de maand in te stellen, zodat klanten kunnen plannen.
Incassokosten zijn extra kosten, die je in rekening brengt als een rekening onbetaald blijft. Hier zijn verschillende regels voor in elk land, dus check wat er voor jou geldt en waar je klanten waarschijnlijk aan gewend zijn, zodat je weet wat je met je klant moet bespreken.