De tone of voice van je bedrijf laat zien wie je bent. Met je schrijfstijl maak je je bedrijf aantrekkelijk voor de juiste doelgroep. Dan helpt het natuurlijk wel als je goed weet waarom je die stijl gebruikt en als klanten je stijl overal kunnen herkennen.
Pssst — je hebt al een tone of voice
Je had het misschien nog niet gemerkt, maar je bedrijf heeft al een heel eigen tone of voice. Je waardes, je principes, welke onderwerpen je belangrijk vindt, hoe je met situaties omgaat, je typische woordkeus… Het komt allemaal bij elkaar in de teksten die je nu al voor je bedrijf schrijft. Goed, die zakelijke schrijfstijl is binnen. Dan gaan we nu kijken of je er ook tevreden mee bent!
In dit artikel laten we je 4 oefeningen zien om je bestaande tone of voice verder aan te scherpen, zodat je voor je klanten precies klinkt zoals je wilt.
- Stel je je bedrijf voor als een persoon
- Schrijf een “Wel & niet” lijst
- Maak er taal van
- Geef je tekst tempo
Met deze oefeningen kun je:
- je tone of voice overal consequent houden
- nieuwe communicatie sneller schrijven
- je bedrijf beter presenteren
Het is helemaal niet nodig om een volledig nieuwe tone of voice voor je bedrijf te bedenken. Zeker niet als ZZP’er. Gebruik de stijl die je van nature al hebt en kies de elementen die goed voor je bedrijf passen.
Wat is een tone of voice?
Je tone of voice geeft je tekst karakter en beïnvloedt wat mensen denken over de informatie in je tekst. Dat merk je al in heel alledaagse zinnen:
- “Kom je even langs als je een moment hebt?”
- “Kun je even hier komen?”
- “Kom hier! Nu!”
Wat je vraagt, is steeds hetzelfde, maar je krijgt er waarschijnlijk wel heel verschillende reacties op!
Hoe pas je je tone of voice aan de situatie aan?
Een goede tone of voice is altijd herkenbaar, maar niet altijd hetzelfde. Verschillende situaties vragen om een verschillende woordkeus. Je tone of voice is opgebouwd uit verschillende onderdelen.
Voice – de stem of het eigen karakter van je bedrijf
De eigen stem van je bedrijf blijft altijd hetzelfde. Als je ZZP’er bent, heb je een eigen unieke stijl van communiceren. Die blijft herkenbaar, waar en wanneer je ook communiceert.
Tone – de toon voor een specifieke tekst
Met de toon van je tekst kun je verschillende kanten van je karakter laten zien. De toon baseer je op de situatie, het onderwerp en wie je tekst leest. Bijvoorbeeld:
- Social media post – luchtig, grappig
- Veelgestelde vragen – helder, direct, begrijpelijk
- Mails aan klanten – geduldig, hulpvaardig
Krijg je als freelance designer bijvoorbeeld een opdracht van een bedrijf, dan praat je anders tegen de boekhouder dan tegen de designafdeling. Je blijft dezelfde persoon met hetzelfde karakter, maar je verandert van toon.
Heb ik als ondernemer een tone of voice nodig?
Ja, juist als kleine ondernemer! Een eigen stijl laat zien wie je bent, zorgt dat je aantrekkelijk klinkt voor je doelgroep en is onderdeel van je marketingstrategie. Als kleine ondernemer kun je er het karakter mee laten zien dat veel klanten missen bij grote ketens en multinationals.
- Vertrouwen brengt verkopen. Ieder contact met je klant is een oefening in vertrouwen wekken. Met een heldere, consequente tone of voice wek je dat vertrouwen. Als het tijd is om te kopen, weten je klanten al dat je voor ze klaarstaat.
- De juiste toon spreekt de juiste doelgroep aan. Klink je mierzoet in je vriendelijkheid, dan kan dat gemaakt en nep overkomen op je klanten. Schrijf je vooral zakelijk met veel jargon en afkortingen, dan wordt het weer snel stijf en afstandelijk.
- Je vindt de juiste woorden, ook in lastige situaties. Als je hebt nagedacht over je manier van communiceren, is het makkelijker om nieuwe teksten te schrijven of lastige gesprekken met klanten te voeren. De vraag “Wat zou mijn bedrijf hier wel en niet over zeggen?” helpt je om uitspraken te doen met inhoud en een stijl waar je achter kunt staan.
Als je voor jezelf begint als ZZP’er kun je best je eigen persoonlijkheid laten zien. Je bent niet je bedrijf, maar je bent wel gezicht van het bedrijf. Kies dus een tone-of-voice die je ook in de praktijk naar je klanten makkelijk kunt gebruiken.
4 oefeningen voor je zakelijke tone of voice
1. Stel je je bedrijf voor als een persoon
Als je wilt dat klanten je bedrijf herkennen, dan moet je persoonlijkheid laten zien. Tijd om die creatieve spieren op te warmen! Als je bedrijf een persoon was, wie zou dat dan zijn? Is het iemand die flauwe grappen maakt of is humor geen optie? Staat je bedrijf in de club op zaterdagavond of zit het met een glas wijn en een boek in een luie stoel?
Schrijf eens een paar eigenschappen op die je bedrijf heeft. Bijvoorbeeld:
- Zelfvertrouwen
- Oneerbiedig
- Brutaal
Of
- Kalm
- Bedachtzaam
- Hulpvaardig
De waarden van je bedrijf helpen je hierbij. Waar sta je voor? Bestrijd je onrecht in de wereld? Maak je het dagelijks leven makkelijker voor mensen in nood? Help je mensen investeren in levenskwaliteit? Stel je nu een persoon voor die die missie uitbeeldt.
2. Schrijf een “Wel & niet” lijst
Met voorbeelden kun je je tone of voice beschrijven. Je kunt voor jezelf ‘schrijfregels’ opstellen. Die kun je dan bij elke tekst nog even bekijken om na te gaan of je overkomt hoe je wilt.
Bijvoorbeeld:
Ik schrijf informeel, maar wel verzorgd. Ik wil een schrijfstijl die makkelijk leest en duidelijk maakt dat ik niet van onnodige regels hou. Maar mijn teksten moeten grammaticaal wel kloppen.
Ik gebruik humor, maar ik word niet lollig. Ik wil plezier uitstralen. Een klant mag zien dat ik de humor van de situatie herken. Maar ik kom niet met moppen en andere dijenkletsers aan.
Ik deel mijn mening, maar ik word niet bot. Mijn klanten mogen herkennen dat ik een mening heb en actief meedenk. Ik zet die mening wel altijd in perspectief en laat me door argumenten overtuigen.
Vind je het lastig om zulke regels te verzinnen? Stel je dan eens voor dat je een copywriter vraagt om teksten voor je website te schrijven. Hoe zou je uitleggen hoe je wilt klinken?
In de styleguide van MailChimp vind je een goed voorbeeld hoe je een tone of voice omschrijft.
3. Maak er taal van
Nu je tone of voice hebt benoemd, kun je daar concrete schrijfregels bij verzinnen. Welke woordkeus heb je bijvoorbeeld nodig om een bepaalde stijl te bereiken?
Weet je het niet zeker, schrijf dan dezelfde tekst eens in meerdere varianten.
- Perspectief. Als het over je bedrijf gaat, gebruik je dan “ik”, “we” of schrijf je in de derde persoon? Schrijf je in de eerste persoon, dan ben je zelf herkenbaar in de tekst. Een tekst in de derde persoon is vaak wat afstandelijker.
Bijvoorbeeld:“Ik ben een ervaren business coach en gebruik mijn kennis om ondernemers te helpen.”
Of:“Melanie Jeffers is een ervaren business coach en gebruikt haar kennis om ondernemers te helpen.”
- Spreektaal. Schrijf je ‘da’s een mooi resultaat’ of ‘dat is een mooi resultaat’? En gebruik je altijd volzinnen? Spreektaal is vaak leuker om te lezen voor je klanten, maar staat ook minder professioneel.
- Jargon. Weet je doelgroep wat een woord betekent? Of moet je het nog even uitleggen? Het is vervelend om steeds jargon te moeten opzoeken. Maar, als een tekst te simpel is voelen klanten zich niet serieus genomen. Maak je teksten liever net iets begrijpelijker dan je denkt dat nodig is: zo snappen meer bezoekers waar het over gaat.
- Straattaal. “Onze nieuwe summer fashion is de dopeste streetwear!” Als je doelgroep een typische manier van spreken heeft, kun je zelf ook in die stijl schrijven. Maar, doe dat alleen als je 100% zeker weet dat je het goed doet. Zit je ernaast, dan wordt het pijnlijker dan een twerkende leraar op een schoolfeest.
- Woordenlijst. Heb je het over “cliënten” of “klanten”? Of toch “opdrachtgevers”? Zeg je “aankoop” of “bestelling”? Een woordenlijst kan je helpen om consequent dezelfde stijl te gebruiken.
- “Dat zou ik nooit zeggen”. Zijn er woorden die sowieso niet in je tone of voice passen? Scheldwoorden zijn een simpel voorbeeld, maar woordkeus kan ook genuanceerder zijn. Misschien wil je jezelf aanleren om altijd “ouders” te schrijven in plaats van “moeders”. Of “kinderen” in plaats van “jongens en meisjes”. Met een lijst van zulke woorden kun je teksten controleren voor je ze publiceert.
4. Geef je tekst tempo
Klinkt gek? Geen zorgen. Is hartstikke simpel.
Dat klinkt ineens anders, toch?
Korte, krachtige zinnen geven je tekst meer tempo. Daar kun je zelfvertrouwen mee uitdrukken of laten zien dat je tekst dringend is. De tone of voice verandert naar meer spreektaal en korte zinnen zijn makkelijker om te lezen. Perfect, dus!
Aan de andere kant kun je met langere, meer vloeiende zinnen je diensten uitgebreid beschrijven en bezoekers een goed beeld geven van wat je doet. Je vraagt bezoekers dan om wat meer tijd en aandacht aan je bedrijf te besteden en dat voelt vanzelf ook een stuk kalmer aan.
Je kunt er ook mee spelen. Combineer in je veelgestelde vragen bijvoorbeeld korte dringende vragen met uitgebreide antwoorden, zoals Headspace doet:
Of juist andersom zoals bij Dollar Shave Club.
Je tone of voice moet vooral bij jou passen. De klanten die je ermee aantrekt doen tenslotte zaken met jou. Met je tone of voice laat je vanaf het begin zien wat een klant van je kan verwachten. Als je op je website hetzelfde klinkt als in de mail en tijdens een afspraak, dan wek je vertrouwen bij klanten.